Eine professionelle Bewirtschaftung von Mietliegenschaften unter fairen Bedingungen ist nicht unbedeutend. Ein Bewirtschafter bringt eine hohe Sozialkompetenz und gute Kenntnisse im Mietrecht mit. Bewirtschaftet der Eigentümer seine Liegenschaft/en selbständig, kommt Einiges auf ihn zu. Eine Bewirtschaftungsfirma, welche die administrative und technische Bewirtschaftung, sowie die Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Rechnungswesen übernimmt, entlastet den Eigentümer in all diesen Belangen professionell.
Der Bewirtschafter von Mietliegenschaften ist für 3 Kernbereiche verantwortlich: Die Administrative und die technische Bewirtschaftung und das Rechnungswesen.
Die administrative Bewirtschaftung beinhaltet u.a.: Die Kommunikation mit Mietern und Behörden, sowie die möglichst zeitnahe Vermietung von leerstehenden Objekten (Neubauten/ bestehende Liegenschaften). Einen solventen und passenden Mieter zu finden, gehört zu den Aufgaben eines Bewirtschafters. Die Nachfrage ist regional sehr verschieden. Je nach Standort der Liegenschaft (urban oder ländlich), dem ausgeschriebenen Mietzins und der Ausstattung des Mietobjekts melden sich viele Interessenten auf ein Wohnungsinserat. Stehen mehrere Mietinteressenten zur Auswahl, ist der Entscheid oft schwierig und eine Vorselektion notwendig. Alle Interessenten, die in Frage kommen, sollten ein Anmeldeformular für Mietinteressenten auszufüllen. Das Anmeldeformular bildet die Grundlage für die Auswahl des passenden Mieters und den Abschluss des Mietvertrages. Aber aufgepasst: Es bestehen Richtlinien des eidgenössischen Datenschutzbeauftragten betreffend den erhobenen Daten bei Mietinteressenten, die zu berücksichtigen sind.
Sobald sich der Bewirtschafter für einen Mietinteressenten entschieden hat und sich beide Parteien einig sind, wird ein Mietvertrag erstellt. Es empfiehlt sich, ein Mietzinsdepot oder eine Versicherungskaution zu vereinbaren. Bei der Wohnungsmiete sind gesetzlich höchstens 3 Monats-Bruttomietzinse erlaubt (Artikel 257e OR). Die Mietzinskaution dient z.B. zur Absicherung von allfälligen Mietzinsausfällen. Die Sicherheitsleistung muss bei einer Bank auf einem Sperrkonto oder einem Depot, auf den Namen des Mieters lautend, hinterlegt werden.
Bedeutung technische Bewirtschaftung: Wohnungsab- und übergaben inklusive der Erstellung eines Übergabeprotokolls. Zieht ein Mieter aus, hat der Vermieter oder sein Vertreter den Zustand des Mietobjekts zu prüfen und Mängel, für die der Mieter einzustehen hat, in ein Abnahmeprotokoll aufzunehmen. Das Protokoll gibt Auskunft über den Zustand des Mietobjekts. Mit seiner Unterschrift auf dem Protokoll verpflichtet sich der ausziehende Mieter zur Übernahme der Kosten für sämtliche Instandhaltungsarbeiten, für welche er gemäss Protokoll ausdrücklich haftet. Unterschreibt der Mieter das Protokoll nicht, muss ihm der Bewirtschafter innerhalb von maximal drei Arbeitstagen mittels eingeschriebenen Briefs eine Mängelrüge zustellen. Darin muss klar festgehalten sein, für welche Mängel und in welchem Umfang der Mieter aufkommen muss. Verpasst der Vermieter diese Frist von zwei bis drei Tagen, hat er seine Mängelrechte verwirkt. Gemäss der Lebensdauertabelle von Bauteilen errechnet der Bewirtschafter den Betrag, für welchen der Mieter verantwortlich gemacht werden kann. Diese Kosten werden anschliessend vom Mietzinsdepot abgezogen oder von der Versicherungskautionsfirma übernommen und dem Eigentümer vergütet.
Zu den Aufgaben eines Bewirtschafters gehört auch die Überwachung der Einhaltung der Hausordnung. Er mahnt Mieter ab, sollten sich diese nicht daran halten. Bei wiederholter grober Verletzung der Hausordnung kann dies für den Mieter die Kündigung zur Folge haben. Damit die Hausordnung jedoch für die Mieter verbindlich ist, muss sie Bestandteil des Mietvertrages sein. Wird die Hausordnung lediglich am «schwarzen Brett» aufgehängt und wird im Mietvertrag nicht speziell auf die Hausordnung hingewiesen, so ist diese rechtlich unverbindlich.
Wird nicht ein externes Facility Management/ Hauswart angestellt, gehört auch das Reparatur-management zu den Aufgaben des Bewirtschafters. Kleinere Reparaturen und Ausbesserungen an der Wohnung müssen aber vom Mieter selbst und auf eigene Kosten behoben werden. In der Praxis wird dabei vom «kleinen Unterhalt» gesprochen. Darunter fallen kleine, für den gewöhnlichen Unterhalt erforderliche Reinigungen und Ausbesserungen, wie zum Beispiel der Ersatz von Zahngläsern, Duschbrausen oder das Ersetzen von Kuchenblechen. Der Mieter hat für den kleinen Unterhalt im Rahmen des Ortsgebrauchs von Gesetzes wegen aufzukommen ohne, dass diesbezüglich im Mietvertrag eine besondere Bestimmung notwendig wäre. Weit verbreitet ist eine Kostengrenze von CHF 150.00-250.00 pro Einzelfall. Kann eine Reinigung, eine Ausbesserung oder eine Reparatur nur von einem Fachmann mit spezifischen Fachkenntnissen und speziellen Gerätschaften erledigt werden oder übersteigt die Rechnung den Betrag von mindestens CHF 150.00, so liegt kein kleiner Unterhalt mehr vor und die Behebung geht zu Lasten des Vermieters.
Im 3. Kernbereich Rechnungswesen fallen folgende Arbeiten an: Das Inkasso der Mietzinse, das Mahnungswesen inklusive der Einleitung von Betreibungen und das Managen der Betriebs- und Nebenkosten inklusive Erstellung der Abrechnungen sowie die Weiterverrechnungen an den Mieter. . Zahlt der Mieter den Mietzins oder Nebenkosten nicht, kann die Kündigung wegen Zahlungsverzug gemäss Art. 257d OR ausgesprochen werden. Dafür muss dem Mieter schriftlich eine Zahlungsfrist von 30 Tagen angesetzt und angedroht werden, dass bei Ausbleiben der Zahlung innert Frist, die ausserordentliche Kündigung ausgesprochen wird. Zahlt der Mieter innert dieser 30 Tagen nicht, so kann das Mietverhältnis mit einer weiteren Frist von 30 Tagen auf das Ende eines Monats gekündigt werden. Die Versendung der Kündigung muss mit dem kantonalen amtlichen Formular erfolgen, ansonsten ist diese nichtig (gleichbedeutend wie nie entstanden).
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