Die Versammlung als oberstes Organ der Stockwerkeigentümergemeinschaft hat gemäss Artikel 712m, Absatz 1, Ziffer 4 des Zivilgesetzbuches einmal im Jahr stattzufinden.
Wichtig für die/den Stockwerkeigentümer/in ist es, zu wissen, wie eine solche Versammlung abläuft und was es allenfalls vorzukehren gilt.
Die/der Verwalter/in beruft die jährliche Versammlung ein (siehe Artikel 712n Absatz 1 im Zivilgesetzbuch). Aufgrund Artikel 712m Absatz 1 im Zivilgesetzbuch hat diese einmal jährlich stattzufinden. Der Artikel besagt, dass der jährliche Kostenvoranschlag (Budget), die Rechnung (Jahresrechnung) sowie die Verteilung der Kosten unter den Eigentümern zu genehmigen ist. Die Versammlung ist das oberste Organ der Stockwerkeigentümergemeinschaft
Ist die Beschlussfähigkeit an der ordentlichen Versammlung gemäss Artikel 712p im Zivilgesetzbuch nicht gegeben, kann nicht über die angetragenen Traktanden abgestimmt werden. Jedoch besteht die Möglichkeit, nach Ablauf von 10 Tagen eine zweite Versammlung einzuberufen. Die zweite Versammlung ist beschlussfähig, wenn ein Drittel aller Stockwerkeigentümer/innen, mindestens aber zwei, anwesend oder vertreten sind.
Falls Stockwerkeigentümer/innen nicht an der Versammlung teilnehmen können oder möchten, können diese sich vertreten zu lassen. Hierfür wird im Vollmachtsformular, welches die Verwaltung zur Verfügung stellt, festgehalten, wie die abwesenden Stockwerkeigentümer/innen zu den aufgeführten Traktanden abstimmen möchten. Ohne detaillierte Angaben kann die bevollmächtigte Person frei abstimmen. Missverständnisse und Unstimmigkeiten zwischen den Stockwerkeigentümer/innen und den Vollmachtnehmenden sind aber dann möglicherweise vorprogrammiert.
Artikel 67 im Zivilgesetzbuch (Vereinsrecht) regelt Folgendes: Alle Mitglieder haben in der Vereinsversammlung (in unserem Sinne die Stockwerkeigentümerversammlung) das gleiche Stimmrecht. Die Vereinsbeschlüsse werden mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst. Über Gegenstände, die nicht gehörig (gemäss Fristen im Reglement) angekündigt sind, darf ein Beschluss nur dann gefasst werden, wenn die Statuten (in unserem Sinne das Reglement) es ausdrücklich gestatten. Dies ist dann der Fall, wenn alle Stockwerkeigentümer/innen anwesend oder vertreten sind.
Eine Nutzniessung (Artikel 745 Absatz 2 im Zivilgesetzbuch) verleiht Berechtigten – unter Vorbehalt einer anders lautenden Vereinbarung – den vollen Genuss am Stockwerkanteil. Nutzniesser/in und Eigentümer/in haben sich bei der Ausübung des Stimmrechts zu verständigen. Sind sich Eigentümer/in und Nutzniesser/in nicht einig, bestimmt das Gesetz, dass die/der Nutzniesser/in in Verwaltungsangelegenheiten das Stimmrecht ausüben kann. Der/dem Stockwerkeigentümer/in bleibt das Recht vorbehalten über Zweckänderungen, nützliche und luxuriöse bauliche Massnahmen zu bestimmen (Artikel 712o im Zivilgesetzbuch).
Wurde an einer Stockwerkeinheit ein Wohnrecht (Artikel 776 im Zivilgesetzbuch) begründet, muss die/der Stockwerkeigentümer/in und die/der dinglich Berechtigte (in diesem Fall die/der Wohnrechtsberechtigte) eine Einigung bezüglich der Ausübung des Stimmrechts treffen. Im Allgemeinen richtet sich das Wohnrecht nach den Vorgaben über die Nutzniessung.
Gemäss Gesetz Artikel 712n Absatz 2 im Zivilgesetzbuch ist ein Protokoll der Beschlüsse zu führen. Das Gesetz schreibt lediglich vor, dass ein Protokoll zu führen ist. Über die Ausgestaltung lässt es der/dem Protokollführer/in Spielraum. Allerdings ist auch bei diesem Thema das Reglement zu konsultieren. Usanz ist die Führung eines Beschlussprotokolls. Die exakte Form der Führung des Protokolls ist gesetzlich nicht vorgegeben, doch ist aus Beweis- und Archivierungsgründen die Schriftlichkeit unbedingt vorzuziehen.
Das Protokoll wird üblicherweise von der Versammlungsleitung, sprich von der Verwaltung, erstellt. Es ist jedoch ebenfalls möglich, dass ein/e Stockwerkeigentümer/in diese Aufgabe übernimmt. Die Verwaltung fragt deshalb vor Abhaltung der Versammlung an, ob ein/e Stockwerkeigentümer/in diese Aufgabe übernehmen möchte.
Gemäss Zivilgesetz Artikel 712n Absatz 2, hat die/der Vorsitzende der Versammlung (Verwaltung) die Pflicht, das Protokoll aufzubewahren. Die Dauer der Aufbewahrungsfrist ist nicht gesetzlich geregelt. Nach herrschender Lehre sind die Protokolle jedoch ohne zeitliche Einschränkung für die Dauer der Existenz der Stockwerkeigentümergemeinschaft aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht erfüllt den Zweck, dass sämtliche Beschlüsse jederzeit nachvollzogen, respektive rückverfolgt werden können. Zudem ist die Aufbewahrung aller Protokolle, in welchen sämtliche Beschlüsse aller durchgeführten Versammlungen enthalten sind, ein wichtiger Bestandteil, vor allem für eine/n Neuerwerber/in. Bei Veräusserung einer Stockwerkeinheit kommt der erwähnten Aufbewahrungspflicht genau diese besondere Bedeutung zu. Die/der Neuerwerber/in hat gemäss den vorliegenden Protokollen Kenntnis über alle bisher gefassten Beschlüsse der bisherigen Versammlungen.
Wurde ein traktandierter Antrag abgelehnt, sei es an der Versammlung oder mittels Zirkulationsbeschluss, haben Antragstellende die Möglichkeit, diesen erneut zu stellen. Entweder bei der nächsten Versammlung, indem der Antrag erneut der Verwaltung zugestellt wird oder nochmals mit einem Zirkulationsformular an alle Stockwerkeigentümer/innen.
Die Anfechtung liegt nicht darin, die Zweckmässigkeit der Beschlüsse zu hinterfragen, sondern denjenigen Stockwerkeigentümer/innen, welche eine NEIN-Stimme abgegeben, sich der Stimme enthalten haben oder abwesend waren, die Möglichkeit zu geben, Beschlüsse bei Gericht innert 30 Tagen nach Kenntnisnahme des Protokolls anzufechten. Eine «Ja-Stimme» berechtigt nicht zur Anfechtung. Eine einmal abgegebene Ja-Stimme ist und bleibt «Ja». Bei einer Nein-Stimme verhält es sich deckungsgleich.
Die Rückgängigmachung einer Stimmabgabe ist nicht möglich! Dies hat übrigens auch Gültigkeit, wenn Stockwerkeigentümer/innen persönlich an der Versammlung teilgenommen haben und sich nicht haben vertreten lassen. Die Erteilung einer Vollmacht an eine andere Person wurde bereits erläutert.
Anmerkung: Im Reglement kann festgehalten sein / werden, dass Enthaltungen nicht mitgezählt werden und somit nicht als Nein-Stimme gelten, also kein Anrecht auf eine Anfechtung haben. Ist keine Vorschrift im Reglement verfasst, gilt die Enthaltung als Nein-Stimme.
Ein anfechtbarer Beschluss ist grundsätzlich wirksam, ausser er wird mittels einer Klage einer/eines Stockwerkeigentümerin / Stockwerkeigentümers innert 30 Tagen nach Kenntnisnahme des Protokolls bei Gericht angefochten. (Artikel 712m Absatz 2 im Zivilgesetzbuch mit Verweis auf das Vereinsrecht Artikel 75 im Zivilgesetzbuch)
Beispiele: Beschluss über ein nicht traktandiertes Geschäft, die Versammlung war nicht beschlussfähig, das notwendige Quorum für einen Beschluss wurde nicht eingehalten oder die Kosten wurden falsch verteilt.
Ein nichtiger Beschluss ist absolut wirkungslos auf alle Zeiten, als hätte dieser nie stattgefunden. Jede/r Eigentümer/in hat das Recht, sich zeitlich unbefristet über einen Beschluss auf Nichtigkeit zu berufen. Nichtigkeit ist jedoch nur gegeben bei einer «krassen» Rechtsmissachtung.
Beispiel: Ein Beschluss, welcher zwingend gemeinschaftliche Teile einer/einem Eigentümer/in zu Sonderrecht zuteilt (ein gemeinsames Treppenhaus, Garten oder Dach). Ebenfalls nichtig: Ein Beschluss, welcher durch eine Gruppe von Stockwerkeigentümer/innen gefällt wurde, ohne Durchführung einer Versammlung. Auch Zirkularbeschlüsse ohne Einstimmigkeit sind nichtig.
Stockwerkeigentümer/innen müssen nicht zwingend einen Antrag an die Versammlung stellen. Sollten sie einen, für sich wichtigen, bedeutenden oder dringenden Antrag vor der jährlichen Versammlung stellen wollen, haben sie die Möglichkeit, diesen mittels eines Zirkulationsbeschlusses (auch Zirkularverfahren genannt), d.h. auf schriftlichem Weg an alle Stockwerkeigentümer/innen, zu stellen.
Zu beachten dazu sind die gesetzlichen Vorschriften im Vereinsrecht, Artikel 66 Absatz 2 im Zivilgesetzbuch: Die schriftliche Zustimmung aller «Mitglieder/innen» (Einstimmigkeit aller anwesenden oder vertretenen Stockwerkeigentümer/innen) ist Voraussetzung für die Annahme des Antrags und wird einer physischen Versammlung gleichgestellt.
Eine weitere Möglichkeit, welche Stockwerkeigentümer/innen bei dringenden Anträgen wahrnehmen können, ist die ausserordentliche Versammlung. Diese kann einberufen werden, wenn mindestens 1/5 der Gemeinschaft dies verlangt (siehe dazu Artikel 64 im Zivilgesetzbuch). Eine gesetzlich vorgeschriebene Einladungsfrist besteht nicht. Usanz ist die Regelung im Reglement.
Aber aufgepasst! Ist diese Leistung nicht im Verwaltungsvertrag oder im Pflichtenheft der Verwaltungsleistung aufgeführt, können für die Gemeinschaft zusätzliche Kosten anfallen, indem die Verwaltung eine Rechnung an die Gemeinschaft für diese Extraleistung stellt.
Während dem Versammlungsverbot konnte eine Versammlung gemäss Artikel 27 der Covid-19-Verordnung mit den reglementarischen Quoren durchgeführt werden. Also nicht, wie beim Zirkulationsbeschluss, nur mit der Einstimmigkeit. Das Inkrafttreten des revidierten Aktienrechts per 01. Januar 2023 löst die Covid-Sonderregelung per 31. Dezember 2022 ab. Es sind, bis auf Weiteres, nur noch physische und schriftliche Versammlungen erlaubt. Ob im Reglement in Zukunft eine Form der Online-Versammlung vorgesehen wird, ist zum Erscheinungszeitpunkt dieses Beitrags juristisch noch nicht geklärt.
