Die Versammlung als oberstes Organ der Stockwerkeigentümergemeinschaft hat gemäss Artikel 712m, Absatz 1, Ziffer 4 des Zivilgesetzbuches einmal im Jahr stattzufinden.
Wichtig für die/den Stockwerkeigentümer/in ist es, zu wissen, wie eine solche Versammlung abläuft und was es allenfalls vorzukehren gilt.
Möchte ein/e Stockwerkeigentümer/in einen Antrag gehörig zuhanden der Jahres-Versammlung stellen, hat er/sie das Recht, diesen bei der Verwaltung einzureichen. Anträge (inkl. mögliche Offerten, Pläne, usw.) sollen möglichst genau definiert und fristgerecht an die Verwaltung zugestellt werden.
Zu beachten: Im Reglement (Nutzungs-/ Verwaltungsreglement) sind die einzuhaltenden Fristen zur Einreichung von Anträgen geregelt. Dieser Regelung ist zwingend Beachtung zu schenken.
Eine nachträgliche Einreichung von Anträgen, welche nicht oder nicht gehörig traktandiert wurden, ist nicht möglich.
Ausnahme: Es sind alle Stockwerkeigentümer/innen anwesend oder vertreten. Zudem müssen die vertretenen Stockwerkeigentümer/innen den Bevollmächtigten ihr Einverständnis gegeben haben, auch über nicht traktandierte Anträge an der Versammlung beschliessen zu dürfen.
Sollten die Stockwerkeigentümer/innen die Einladungsunterlagen von der Verwaltung nicht innert der, vom Reglement vorgegebenen, Frist erhalten haben, kann die Versammlung nicht auf den ursprünglich geplanten Termin durchgeführt werden.
Tipp: Der Antrag sollte nicht erst am letztmöglichen Tag der Einladungsfrist eingereicht werden. Dies ermöglicht der Verwaltung, die Anträge und die eingereichten Offerten genau zu prüfen, Abklärungen zu treffen oder Rückfragen zu stellen.
Ausserdem: Ein Antrag sollte für jedermann verständlich und klar formuliert sein, d.h. es muss ersichtlich sein, worüber die Gemeinschaft beschliessen wird und wie hoch die damit verbundenen Kosten für die Gemeinschaft ausfallen werden. Missverständnisse und allfällige Unklarheiten können damit bei der Beschlussfassung an der Versammlung vermieden werden.
Die Verwaltung prüft bei Einreichung eines Antrags die reglementarischen und gesetzlichen Vorgaben. Nach Gutheissung wird dieser in der Traktandenliste der Einladung zur Versammlung aufgeführt. Damit sich die Stockwerkeigentümer/innen eine fundierte Meinung über die gestellten Anträge bilden können, vermerkt die Verwaltung optimalerweise die dafür notwendigen Quoren (Quorum = Stimmenzahl für die Beschlussfassung an der Versammlung: Einfaches Mehr, qualifiziertes Mehr, Einstimmigkeit). Je detaillierter die Anträge formuliert wurden, desto einfacher fällt es den Stockwerkeigentümer/innen zu entscheiden, welche Bedeutung den einzelnen Anträgen zukommt.
Anmerkung: Die Quoren für die Beschlussfassungen der oben genannten Beispiel-Traktanden beruhen auf der üblichen Anwendbarkeit. Jedoch darf nicht ausser Acht gelassen werden, was im Reglement festgehalten ist.
Siehe dazu:
Nach Auffassung des Bundesgerichts ist die Qualifikation der zu beurteilenden Massnahme stets für den konkreten Einzelfall vorzunehmen, weshalb es möglich ist, dass die gleiche Massnahme in einem Fall als nützlich und in einem anderen als luxuriös betrachtet wird (BGE 130 III 441 ff., E. 3.3). Vielfach schreibt auch das Reglement vor, welches Quorum für gewisse Beschlussfassungen notwendig ist.
Sie sind mit den Leistungen der Verwaltung unzufrieden und möchten diese abwählen? Mittels Antrag an die Versammlung ist dies möglich. Gemäss Gesetz basiert der Bewirtschaftungsvertrag auf dem Auftragsrecht. Die Kündigung ist deshalb jederzeit möglich, auch wenn im Bewirtschaftungsvertrag eine andere Kündigungsfrist niedergeschrieben wurde (siehe dazu Artikel 394 im Obligationenrecht). Beachten Sie, dass die Kündigung zu Unzeiten finanzielle Kosten (Schadenersatz) zur Folge haben kann (siehe dazu Artikel 404 im Obligationenrecht). Die Abwahl der Verwaltung kann mit der einfachen Mehrheit beschlossen werden.
Ist im Reglement nichts über den Erneuerungsfonds festgehalten, haben Eigentümer/innen das Recht, einen Antrag an die Versammlung zu stellen. Der Erneuerungsfonds ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ist aber ein solcher im Reglement verankert, können die detaillierten Angaben über die Höhe der Einzahlungen und den Beginn der Äufnung diesem entnommen werden. Die Basis der Beiträge der Einzahlungen bildet die Gebäudeversicherungssumme des Grundstücks der Gemeinschaft. Findet sich keine Vorgabe dazu im Reglement, kann ein Antrag auf Äufnung eines Erneuerungsfonds an die Versammlung gestellt werden.
Wichtig zu wissen: Die Erstellung eines Reglements ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Das Reglement hält die Rechte und Pflichten der Stockwerkeigentümer/innen fest. Nicht alle Details können im Reglement geregelt werden, deshalb empfiehlt sich zusätzlich eine Hausordnung zu erstellen, welche die administrativen und organisatorischen Belange exakter aufzeigt.
Existiert in der Stockwerkgemeinschaft kein Reglement, kann jede/r Eigentümer/in gemäss Gesetz Artikel 712g Absatz 3 im Zivilgesetzbuch ein solches verlangen. Im Übrigen kann auch verlangt werden, dass dieses im Grundbuch angemerkt wird. Eine Anmerkung ist nur informativ / deklaratorisch.
Dies bedeutet, dass ein/e Rechtsnachfolger/in (Neuerwerber/in, Käufer/in, Erbe) nicht behaupten kann, sie/er habe das angemerkte Reglement nicht gekannt. Umgekehrt bedeutet dies für die/den Verkäufer/in die Befreiung von der Aufklärungspflicht gegenüber der/dem Neuerwerber/in.
Im Reglement ist zudem eine Erschwerung der Beschlussfassung möglich, d.h., die erforderliche Stimmenanzahl (Quorum) für eine Beschlussfassung kann erhöht werden (z.B. von qualifiziertem Mehr zur Einstimmigkeit). Über eine Erleichterung der Beschlussfassung sind sich die Fachexpert/innen nicht einig. Für eine allfällige Erleichterung des Quorums wäre jede einzelne Beschlussfassung zu überprüfen.
Jede/r Stockwerkeigentümer/in kann mit Beschluss der Mehrheit der Eigentümer/innen, welche zugleich mehr als die Hälfte anteilsberechtigt (Wertquoten) sind, eine Änderung des Reglements verlangen, auch wenn diese im Begründungsvertrag aufgestellt worden ist. (Artikel 712 g Absatz 3 im Zivilgesetzbuch). Bei Einreichung eines Antrags an die Versammlung kann sich dies im Nachhinein positiv oder aber auch negativ auswirken (z.B. veränderte Abstimmungsquoten, etc.).
Die Verwaltung von Stockwerkeigentum ist komplex. Die Verwaltung betreut die Gemeinschaft kaufmännisch sowie technisch. Im kaufmännischen Bereich erstellt die Verwaltung die Betriebs- sowie die Nebenkostenabrechnung. Bestimmungen über die Kostenverteilschlüssel sind im Reglement klar festgehalten. Im Begründungsakt sowie dem Reglement sind die Wertquoten der einzelnen Sonderrechte (z.B. Wohnung, zur Einheit gehörender Keller, etc.) ersichtlich. Die Wertquote ist ein wichtiger Bestandteil für die Aufteilung der Kosten, wie z.B. Unterhalt, Erneuerungsfonds, etc. Es gibt jedoch auch andere Verteilschlüssel, z.B. derjenige der Liftkosten (Reparaturen, Serviceverträge, etc.), welche auf die Stockwerkeigentümer-Einheit verteilt wird. Jede Einheit bezahlt gleich viel an die Kosten.
Was die technische Bewirtschaftung anbelangt, ist die Verwaltung zum Beispiel für folgende Aufgaben verantwortlich: Heizenergie (Öl, Gas, etc.) überprüfen und bestellen, Serviceverträge abschliessen (Liftservice, Heizungsservice, Lüftungsservice, usw.), den Unterhalt sicherstellen für die gemeinschaftlichen Teile (z.B. Umgebung, Durchgangswege, usw.). Die Verwaltung organisiert die Ausführung der Arbeiten und ist für die Führung des Hauswarts oder des Facility Managements verantwortlich. Mit der Aufführung einer Kompetenzsumme im Bewirtschaftungsauftrag verleiht dies der Verwaltung das Recht gemäss darin genannter Summe notwendige und dringende kleinere Reparaturen selbständig ohne Antrag an die Versammlung durchzuführen, resp. durch eine/n Unternehmer/in ihrer Wahl durchführen zu lassen.
Ihre Verwaltung lädt auch zur Versammlung ein und stellt den Stockwerkeigentümer/innen die Unterlagen (Einladung mit Angabe von Ort, Zeit, Traktandenliste und Offerten zu Anträgen) zu. Die Leitung der Versammlung ist ebenfalls Aufgabe der Verwaltung.
Die Kommunikation mit der Verwaltung ist über verschiedene Kanäle möglich: Schriftlich mittels Briefpost, Email oder aber auch meist von Vorteil, telefonisch. Es ist aber auch möglich, einen persönlichen Termin bei der Verwaltung vor Ort zu verlangen.
Im Vorfeld ist zu überlegen, welche Fragen gestellt werden sollen und was im Detail von der Verwaltung erwartet wird. Am besten erstellen man sich zu den Fragen Notizen. Das Auftreten gegenüber der Verwaltung mit den Anliegen sollte konstruktiv sein. Optimal ist auch zeitnah und klar zu kommunizieren, sollten ein Problem bestehen oder eine dringliche Frage an die Verwaltung anstehen. Empfehlenswert ist erfahrungsgemäss der Einbezug der / des Delegierten/in der Liegenschaft. Diese können im Umgang mit der Verwaltung optimal beraten. Gewisse Anliegen können, vor einer allfälligen Eskalation, durch die Beratung und das Know-How der Delegierten/in über die Liegenschaft und die Verwaltungsangelegenheiten vermieden werden. Die Delegierten werden von der Gemeinschaft gewählt und sind als erste Ansprechstelle für Anliegen der Stockwerkeigentümer/innen vorgesehen. Sie haben Kenntnis der Liegenschaft und regelmässigen Kontakt mit der Verwaltung. Dadurch können sie eventuell bereits gewisse Unklarheiten aus der Welt schaffen und eine zufriedenstellende Antwort geben. Die Delegierten sind in der Lage, Anfragen und Probleme zu triagieren und möglicherweise einen unnötigen Zeitaufwand, welcher in einem aufwändigen Abklärungsgespräch mit Ihrer Verwaltung aufgewendet werden müsst, zu ersparen. Sollten dennoch der direkte Kontakt mit der Verwaltung gewünscht sein, ist eine entsprechende Vorbereitung mit Notizen, fundierten Fakten, Beweisen und bereits getroffenen Abklärungen, zu empfehlen. Geht die Verwaltung nicht zeitnah oder nur teilweise auf die Fragen / Anliegen ein, kann, innert einer angemessenen Frist, eine Antwort eingefordert werden. Eine angemessene Frist bewegt sich je nach Anliegen zwischen 10 bis 14 Tagen.
Gerne erläutere ich zum Thema, was das Beschlussprotokoll anbelangt, folgendes: Zu beachten ist, dass die gefassten Beschlüsse nicht bei der Verwaltung angefochten werden können. Dies ist gemäss Erfahrungswerten in meiner Bewirtschaftungstätigkeit leider oft der Fall. Jedoch hat eine Anfechtung bei der Verwaltung keine rechtliche Wirkung. Beschlüsse sind innerhalb von 30 Tagen nach Kenntnisnahme des Protokolls nur bei Gericht anfechtbar. Die Verwaltung kann die, im Protokoll festgehaltenen, Beschlüsse im Nachhinein nicht abändern. Dazu ist die Verwaltung nicht befugt. Hat sich allerdings ein Schreib- oder Darstellungsfehler im Protokoll eingeschlichen, kann natürlich sehr gerne darauf aufmerksam gemacht werden. Die Verwaltung dankt dies und wird den Fehler umgehend korrigieren.
Die Verwaltung sollte, wie die Stockwerkeigentümer, klar, konstruktiv und zeitnah kommunizieren. Von der Verwaltung wird ein hohes Mass an fachlicher und sozialer Kompetenz gefordert. Stockwerkeigentümer/innen sind, analog den Eigentümer/innen von Mietliegenschaften, die direkten Kund/innen der Verwaltung. Die Leistungen der Verwaltung werden gemäss Bewirtschaftungsvertrag von jeder/jedem einzelnen Stockwerkeigentümer/in bezahlt. Deshalb ist es auch deren Recht, eine angemessene Leistung von der Verwaltung erwarten zu können.
Die Verwaltung kann die Stockwerkeigentümer/inne bei deren Antrag tatkräftig beim korrekten Einreichen des Antrags unterstützen. Sie nimmt eine beratende Stellung ein und weist auf mögliche Fehler oder Fristen zur Einreichung des Antrags hin. Zudem verfügt die Verwaltung meist über ein Netzwerk von Handwerksunternehmen. Dies verhindert, dass unter Umständen zu teure, unseriöse oder inkompetente Unternehmen berücksichtigt werden.
Ebenfalls angebracht wäre, je nach Situation, ob der Einbezug eines Bausachverständigen, z.B. ein/e Stockwerkeigentümer/in der Liegenschaft, womöglich eine beratende Funktion bezüglich des Antrags einnehmen könnte. In etlichen Stockwerkeigentümergemeinschaften gibt es Eigentümer/innen, welche im Bauwesen tätig sind und fundierte Kenntnisse auf diesem Gebiet aufweisen.
Delegierte oder auch Abgeordnete genannt, könnten ebenfalls beratend hinzugezogen werden, wenn ein Antrag gestellt werden will.
Da den Delegierten die Aufgabe der Vermittlung und Beratung zwischen den Stockwerkeigentümer/innen und der Verwaltung zukommt, macht es Sinn, diese Ansprechpartner als Erstes zu kontaktieren. Die Delegierten leisten Freiwilligenarbeit. In seltenen Fällen schreibt das Reglement vor, ob und wie Delegierte entschädigt werden sollen. An der Stockwerkeigentümerversammlung kann über eine mögliche Entschädigung beschlossen werden. Dies kann z.B. auch ein Nachtessen in einem Restaurant sein oder mit einer anderen nicht direkt monetären Leistung abgegolten werden.
Die Abberufung von Delegierten, verhält sich kongruent im Sinne der Abberufung der Verwaltung, in Artikel 712r Absatz 1 im Zivilgesetzbuch festgehalten. Eine Abberufung / Abwahl kann mittels einfachem Mehrheitsbeschluss an der Versammlung erfolgen. Normalerweise endet die Amtszeit gemäss Vorgaben im Reglement oder Begründungsakt. Danach finden wieder Neuwahlen statt. Natürlich können sich auch wieder dieselben Delegierten zur Verfügung stellen. Die Gemeinschaft beschliesst die Wahl mit einfachem Mehr. Zu beachten ist, dass die Verwaltung nicht in die Delegierten-Funktion gewählt werden darf. Es ist nur möglich Stockwerkeigentümer/innen zu wählen.
Im 2. Teil unseres Beitrags gehen wir vertieft auf folgende Themen ein:
Wenn du dich im Bereich Stockwerkeigentum weiterbilden oder fachlich vertiefen möchtest, können wir dir unseren Modulkurs zur/zum Spezialist/in in Begründung und Bewirtschaftung von Stockwerkeigentum wärmstens empfehlen.
